Dicas Gestão de Pessoas

7 dicas para elaboração de relatórios de gestão de RH

relatórios gestão rh
Escrito por HCM

Os relatórios de gestão são essenciais para a coleta de dados e planejamento estratégico da empresa. Eles têm a função de evidenciar a performance dos trabalhos executados e, com isso, direcionar os gestores para a tomada de decisões. Diante disso, quais as melhores práticas de elaboração de relatórios?

Um relatório gerencial deve ser organizado, objetivo e fácil de ser compreendido. Afinal, essa é uma ferramenta que contribui para registrar dados, corrigir falhas e melhorar a comunicação da corporação. Confira as melhores estratégias para elaborar um relatório eficiente e contribuir com o sucesso da sua empresa!

Por que se preocupar com a elaboração de relatórios?

Eles são excelentes ferramentas de acesso às informações relevantes de uma empresa. Os relatórios gerenciais permitem que os dados sejam analisados de forma crítica, pois eles contêm indicadores de resultados e deficiências da corporação. Sendo assim, eles servem de base para que os gestores identifiquem problemas e possam corrigi-los. Além disso, eles podem identificar as estratégias que geram melhores resultados.

Quais são as vantagens para a empresa?

Os relatórios gerenciais podem ser considerados uma vantagem competitiva para a corporação. Afinal, eles condensam dados importantes que foram analisados por uma pessoa competente. Por isso, eles subsidiam a direção da empresa a tomar decisões mais acertadas para o futuro do negócio.

Como criar relatórios eficientes?

A elaboração de relatórios demanda tempo e dedicação. Com alguns passos simples, é possível criar um documento fácil de ser compreendido e que pode contribuir para o sucesso da empresa. Veja:

1. Trace os objetivos do relatório

Identifique os principais objetivos que você quer atingir com a elaboração do relatório. Essa etapa pode parecer simples, mas ela dará o direcionamento para o seu trabalho. Também é necessário definir o público que terá acesso às informações, pois disso dependerá a linguagem e a estratégia que será utilizada.

2. Faça um planejamento

O relatório deve apresentar informações relevantes para os gestores. Por isso, precisa conter métricas que informem o impacto do trabalho da equipe, o planejamento das próximas ações e o resultado esperado.

Por exemplo: quais são os projetos do time de RH para diminuir os custos para a empresa, sem cortar funcionários? Quais as ações realizadas que já apresentaram resultados positivos nesse aspecto?

O planejamento e a prévia definição de métricas a serem avaliadas contribuem para que a análise seja mais acertada. Depois de definir as estratégias, o gestor de RH deve fazer um acompanhamento dos resultados para verificar se a metodologia está funcionando. Sendo assim, o relatório gerencial deve apresentar os resultados que já foram alcançados e as etapas que ainda serão executadas.

3. Selecione as informações

Tenha muito cuidado ao selecionar as informações na hora de elaborar os relatórios. Os dados utilizados devem estar relacionados com os objetivos gerais e específicos de determinado projeto.

Imagine que você adotou políticas para reduzir as horas extras dos funcionários, e essa estratégia começou a dar resultado. Você deve apresentar a redução mensal dos gastos, mas também uma projeção para o futuro com uma justificativa para esses dados.

Essa etapa contribui para você analisar quais as ações que estão funcionando e quais são os gargalos que devem ser ajustados. Uma iniciativa não trouxe bons resultados? Então, talvez seja o momento de rever a proposta e mudar as estratégias adotadas.

Por outro lado, as atividades que apresentaram resultados positivos podem servir de modelo para a adoção de novas práticas.

4. Utilize uma linguagem fácil de ser compreendida

Pense em como o conteúdo será apresentado. Dependendo da quantidade de dados, a elaboração de relatório pode exigir que você separe os assuntos em:

  • introdução;

  • objetivos;

  • tabelas;

  • gráficos;

  • ilustrações;

  • conclusão.

O uso de elementos visuais facilita a interpretação das informações e evita erros de entendimento. Também é necessário utilizar uma linguagem simples na hora de relatar os dados. Caso sejam usados termos técnicos, é importante esclarecê-los no conteúdo ou estar disposto a dar explicações durante a reunião de apresentação.

Essas técnicas contribuem para que o compartilhamento de informações seja eficaz e todos possam compreender os assuntos que são expostos. Vale lembrar que o relatório gerencial ficará armazenado nos dados da empresa para futuras avaliações. Sendo assim, ele precisará ser compreendido mesmo após alguns anos.

5. Tenha cuidado na escolha das cores

Lembre-se que o documento é institucional e, por isso, você deve ter atenção às cores que utilizará. É claro que gráficos e ilustrações pedem o uso de cores para diferenciar cada item, mas evite utilizar tons fortes. Eles podem sobrecarregar a informação e chamar a atenção de forma errada para o material que será apresentado.

6. Faça uma análise das causas e consequências

Desenvolva uma avaliação detalhada sobre as causas dos problemas. Indique estratégias para solucionar essas situações e melhorar a produtividade da equipe ou rendimento da empresa. Para que a situação fique mais clara durante a apresentação do relatório, é recomendável realizar um diagrama com a proposta.

Ademais, durante a conclusão do relatório você pode incluir recomendações para solucionar os problemas. Indicar os caminhos para aprimorar a gestão de pessoas é importante para aumentar a produtividade da equipe e melhorar os resultados econômicos.

7. Use a tecnologia para auxiliar na elaboração de relatórios

Uma solução para elaborar relatórios de maneira mais rápida e eficiente é adotar o uso de tecnologia. Alguns softwares de RH possibilitam a migração de volume de dados e importações de informações. Eles ainda permitem que você faça uma análise crítica sobre os processos. Essa solução também auxilia para que você consiga se certificar de que o relatório abrange todos os dados necessários.

A tecnologia contribui para reduzir falhas humanas, acompanhar projetos e conciliar informações. Além disso, ela permite que o gestor organize melhor os dados do departamento de RH como: informações da equipe, programação de férias, controle de horas extras e rendimentos mensais. Sendo assim, a solução é uma aliada na execução das rotinas do setor de RH.

E para se focar no que realmente interessa, é de se avaliar a terceirização de alguns serviços. 

A HCM Consulting possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar. Conheça agora o nosso serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e garanta, também, a entrega dos dados para o eSocial de forma correta.

Agora você já sabe como fazer a elaboração de relatórios de maneira eficiente e prática, certo? Você tem alguma experiência ou dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário e compartilhe essas ideias!

relatórios de gestão

Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

Deixar comentário.

Share This