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9 dicas para fazer uma gestão da folha de pagamento eficiente

Escrito por HCM

Com o crescimento de uma empresa e de seu quadro de funcionários, fazer uma gestão da folha de pagamento eficiente pode se tornar uma tarefa mais complexa. No entanto, uma boa administração do demonstrativo de pagamento pode reduzir ou evitar problemas relacionados aos salários e benefícios dos colaboradores.

Vale ressaltar que um gerenciamento financeiro adequado e o controle das informações dos funcionários são fundamentais para o desenvolvimento da organização. A falta de planejamento pode levar a problemas como ausência de recursos para cobrir gastos previsíveis.

Por isso, é importante que a folha de pagamento seja bem gerenciada, evitando complicações nas finanças. Neste artigo, vamos tratar sobre 8 dicas para te ajudar a gerenciá-la de maneira mais eficiente. Confira!

1. Padronize uma conta bancária para pagamento

Ter uma conta bancária específica para efetuar o pagamento dos funcionários da empresa ajuda na distinção desse tipo de gasto das demais despesas. Além disso, em caso de fiscalização, ter uma conta padronizada para os pagamentos facilita a comprovação de determinadas informações.

Isso também favorece outro aspecto. Com uma conta separada, é possível ter uma visão mais ampla sobre os gastos com remuneração de colaboradores, sobre as provisões de pagamento de benefícios e sobre os impostos que estão sendo pagos.

2. Estabeleça os cargos e salários

A estrutura de cargos e salários é o que define a posição de cada colaborador no quadro de funcionários, além dos salários, das gratificações, dos benefícios e dos critérios para crescimento profissional na empresa.

A partir dessa estruturação, é possível verificar quantos funcionários ocupam cada cargo, facilitando o controle dos gastos com pagamento de seus salários e benefícios. Além disso, uma estrutura bem definida de cargos e salários permite verificar quais setores ou funções poderiam receber mais investimento.

3. Faça a provisão de alguns gastos

Provisionar gastos significa ter conhecimento sobre determinadas despesas e sobre quando elas ocorrem para, a partir disso, prever e planejar o pagamento delas. Os gastos com férias e 13º salários devem ser considerados e planejados desde o início do ano, para evitar problemas na gestão financeira no final do ano.

Com o provisionamento desses gastos, é possível prever e poupar o valor para pagamento dessas despesas. Isso evita que se tenha que recorrer a empréstimos para cobri-las.

4. Fique atento às mudanças

Mesmo com a padronização de algumas informações, é importante estar sempre atento às mudanças que podem ocorrer na folha de pagamento. A todo o momento ocorrem na empresa novas contratações, rescisões de contrato, aumentos salariais e promoções.

Isso tudo influencia e, por isso, é muito importante levar em conta essas e a outras mudanças na hora de fazer os cálculos. Além disso, alguns adicionais também podem causar variações na folha. Por isso, é importante ficar atento às horas extras, às comissões, às bonificações e aos descontos com INSS e FGTS, além de outros impostos.

5. Controle as horas trabalhadas

O controle das horas trabalhadas por cada funcionário é fundamental para que a folha de pagamento seja fiel à realidade. Portanto, é de extrema importância que se faça o registro das horas trabalhadas diariamente pelos colaboradores.

De acordo com a legislação trabalhista, toda empresa que possua em seu quadro de funcionários mais de 10 profissionais é obrigada a realizar o registro de ponto. O ponto pode ser registrado manualmente ou através de registros mecânicos ou eletrônicos.

Com isso, é possível controlar horários de entrada, saída, atrasos, pausas, horas extras e adicionais dos colaboradores. Saber essas informações será fundamental para o momento de calcular a compensação aos seus funcionários.

Apesar de as empresas poderem escolher entre o registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico, o mais eficiente e confiável é o eletrônico. Esse tipo de registro calcula de forma automática as horas trabalhadas, faltas, horas extras e demais fatores que influenciam na folha de pagamento. Por isso, optar por esse tipo de controle de horas torna o processamento muito mais rápido e eficiente.

6. Crie uma rotina para a entrega dos holerites

Os holerites trazem as indicações dos valores e das remunerações que o funcionário receberá naquele mês, como o salário, os benefícios, deduções e gratificações. A entrega desse demonstrativo deve ser feita mensalmente e constitui uma obrigação legal da empresa. 

É importante ter uma rotina para a entrega dos holerites aos funcionários e estabelecer uma data para a realização do depósito dos pagamentos. Isso facilita a organização dos setores que gerenciam esses documentos e garante a confiança dos funcionários em relação à empresa. Além disso, isso permite um melhor gerenciamento da movimentação de recursos da organização. 

7. Utilize a tecnologia

O tempo gasto com o cálculo do pagamento de todos os funcionários da empresa pode ser muito grande. Por isso, a tecnologia pode ser uma importante aliada para fazer uma gestão eficiente de folha de pagamento.

Existem softwares que fazem esse tipo de cálculo de forma automática e, portanto, muito mais rápida. Esses sistemas de gestão empresarial automatizam o controle da jornada de trabalho dos colaboradores, fazem a gestão do pagamento e a emissão do holerite.

Porém, vale lembrar que é fundamental manter arquivada a folha assinada pelos colaboradores, para evitar problemas judiciais ou com a fiscalização.

8. Faça um backup dos documentos

A folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória para fins de fiscalização. A empresa precisa arquivar cópias impressas desses documentos para auditorias externas e internas.

Por isso, é fundamental que esses documentos sejam arquivados e que carreguem informações precisas sobre o planejamento financeiro e sobre o pagamento dos colaboradores.

Fazer um backup desses documentos, além de evitar problemas judiciais e previdenciários, ajuda o gestor a compreender a situação financeira da organização e planejar ações com base nela.

9. Conheça os erros mais comuns

É preciso que haja um controle eficiente da folha de pagamento. Sem ele, a tendência é que a empresa sofra com problemas que podem envolver a sua produtividade e até gerar consequências do ponto de vista legal.

Por isso, é importante compreender quais práticas são tidas como equivocadas e começar a evitá-las desde já. Sendo assim, confira algumas delas e saiba como impedir que isso seja um problema para o seu empreendimento.

Não se planejar para os processos que envolvem a folha de pagamento

O planejamento é fundamental para qualquer tipo de atividade. Sem ele, a tendência é que vários problemas ocorram. O primeiro deles será não ter como mensurar o comportamento de um determinado processo por não haver parâmetros para tanto.

Portanto, dedique tempo para organizar todos os processos que envolvem a folha de pagamento da sua empresa. Isso permite a você recursos para evitar erros no trabalho com esse documento.

Não enquadrar corretamente o funcionário

Os direitos e deveres dos colaboradores mudam de acordo com o seu tipo de enquadramento. Assim, um colaborador que atua como Pessoa Jurídica deve ser visto de maneira diferente de um colaborador que atua com carteira assinada. Ignorar isso é um erro que pode causar prejuízos para a companhia.

Tome cuidado com esse detalhe na hora de fazer a folha de pagamento, assim você garante que os direitos e deveres de cada colaborador seja respeitado de acordo com a sua respectiva categoria.

Não contar com a tecnologia como aliada

É preciso repensar nos processos empresariais sob a lógica da modernidade. Com o surgimento de recursos cada vez mais avançados e acessíveis, não faz mais sentido que ocorram erros por conta da precariedade com que a equipe trabalha.

Sua folha de pagamento pode apresentar erros devido a um controle de pagamento preenchido à caneta, no papel, por exemplo. Neste caso, trabalhando com sistemas, você pode sofisticar o funcionamento da sua empresa e evitar riscos.

Não ter uma conta bancária exclusiva para a folha de pagamento

Como alertado anteriormente, é preciso ter uma conta exclusiva para os pagamentos de salários e outros custos referentes à folha de pagamento. Sem isso, você fica sujeito a riscos como não encontrar a conta certa na hora em que precisar comprovar pagamentos diante de uma fiscalização.

Além disso, a avaliação a respeito dos custos envolvidos na remuneração da equipe tende a se tornar mais difícil sem que haja motivo para tanto. Portanto, tenha uma conta separada para a folha de pagamento e simplifique o processo.

Não dar a devida atenção aos extras

O caixa da empresa não pode ignorar questões como o 13º, as horas extras e os adicionais noturnos. É preciso que ele esteja preparado para que a empresa garanta que tem como cumprir com as suas obrigações.

O caminho é a criação de uma política de pagamento transparente, em que os funcionários tenham como saber a respeito dos seus rendimentos, bem como os descontos, os impostos retidos, entre outros.

Enfim, a boa gestão da folha de pagamento evita problemas em relação ao descumprimento de obrigações legais e está diretamente relacionada ao reconhecimento dos colaboradores. A  HCM Consulting possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar para cuidar disso.  Conheça agora o nosso serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e garanta, também, a entrega dos dados para o eSocial de forma correta.

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Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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