Folha de Pagamento

A diferença entre calcular a folha com time interno ou ter o apoio de inteligência e tecnologia

Atualmente, as soluções tecnológicas estão se tornando aliadas cada vez mais importantes no cálculo da folha de pagamento. Mas muitas empresas, seja por desconfiarem dessas soluções ou por acharem que o investimento não vale a pena, continuam realizando esse trabalho internamente – e muitas vezes “manualmente”.

Sendo assim, neste post decidimos mostrar a diferença entre calcular a folha de pagamento com um time interno (realizando o trabalho manualmente) ou ter o apoio de inteligência e tecnologia. Além disso, abordamos também algumas das perguntas mais comuns quando comparamos os dois métodos de cálculo, respondida por um de nossas especialistas. Acompanhe-nos e boa leitura!

Calculando a folha de pagamento com uma equipe interna

Em geral, a folha de pagamento feita pela equipe interna deve ser feita por meio da divisão de papéis. Cada envolvimento do Departamento Pessoal deve cuidar da sua área de especialidade. Ainda assim, quando este trabalho é feito pelas mãos humanas, é mais passível de erros, mesmo quando realizado por especialistas.

Para começar, é necessário que a empresa divida os colaboradores de acordo com os setores, já que cada setor possui uma legislação específica, e é regido por uma Convenção Coletiva, Assim, por exemplo, um colaborador da categoria industrial é regido por normas diferentes do que o que aquele que responde pela categoria comercial.

Depois que isso foi feito, é preciso verificar o sistema de ponto dos funcionários. Deve-se analisar quantas horas cada um trabalhou durante o mês, se é necessário pagar alguma hora extra ou também benefícios, tais como adicional noturno, insalubridade, periculosidade, salário-família, entre outros.

Ao final desse processo, é preciso fazer uma última verificação, avaliando se o trabalhador teve alguma falta durante o mês, e se alguma delas foi justificada. Se houve ausência injustificada, ela deve ser descontada proporcionalmente do salário bruto do colaborador.

Embora não haja um modelo pronto a ser seguido, atualmente a folha de pagamento acaba sendo feita de forma semelhante por quase todas as empresas, já que as exigências e obrigações legais são as mesmas. Evidente, é essencial que tenha um sistema que privilegie a organização para que nenhum aspecto legal seja prejudicado.

Contudo, há algumas informações baseiam a criação do documento, que fazem parte do histórico do funcionário dentro da empresa. São elas: nome do trabalhador, cargo, valor do salário bruto, parcelas que fazem parte da remuneração, frequência (afastamentos, atrasos e faltas incluídos), descontos dos encargos sociais (que explicaremos abaixo), forma de pagamento, data do pagamento.

Em relação aos descontos dos encargos sociais, dentro do processamento da folha de pagamento, há basicamente três itens principais, dos quais falaremos abaixo. Contudo, neste post não focaremos em calculá-los:

FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): O FGTS não é debitado do colaborador. O fundo de garantia é depositado na Caixa, e apenas a empresa, não sendo descontado do funcionário.

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): o INSS é composto por duas partes, o da empresa e o do trabalhador. O da empresa também é pago pela companhia, e o funcionário não é debitado. Já na parte do colaborador, a empresa retém uma parcela do pagamento dele na folha, ou seja, é deduzido do salário e pago ao INSS.

IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): No caso do IRRF, o governo também delega para a empresa a tarefa de fazer a cobrança e dedução no salário.

Além disso, há também outras deduções e pagamentos, como 13º salário, férias, risco de acidente de trabalho (RAT), aviso prévio, vale-transporte, vale-alimentação e refeição, vale-cultura, empréstimo consignado, contrato coletivo, pensão alimentícia, adiantamento salarial etc.

Só com essas informações, sem sequer entrarmos nos cálculos detalhado de cada dedução e pagamento, percebemos o quão complexo e difícil pode ser o processo de calcular a folha de pagamento com o time interno de forma manual.

Calculando a folha de pagamento tendo o apoio de inteligência e tecnologia

Quando falamos a folha de pagamento com auxílio de tecnologia, o cenário muda bastante. Atualmente, boa parte dos softwares de folha de pagamento já realizam todos esses cálculos de maneira automatizada, bastando inserir alguns dados-chave dos funcionários.

Em geral, todas as ferramentas de mercado oferecem, no mínimo, cálculos automáticos como FGTS, INSS, IRRF, 13º, faltas, atrasos e vale-transporte. Mas muitas também já automatizam outros cálculos mais avançados.

Entre alguns dos benefícios oferecidos por esses softwares podemos citar:

Cálculos automáticos: esse tipo de solução reduz ao mínimo a possibilidade de erro humano no pagamento dos salários, evitando também atrasos nos depósitos e transferências. Isso reduz as tarefas operacionais do Departamento Pessoal e aumenta a precisão das entregas.

Por exemplo, cálculos de férias são feitos pelo software, que também indica exatamente quando o funcionário pode tirar férias e quantos dias ele tem direito. O mesmo vale para os salários, descontos e bonificações, datas e valores financeiros. Não há necessidade de operações individuais.

Centralização de dados e documentos: todos as informações financeiras sobre os funcionários ficam integradas no mesmo software. Assim, dados como 13º salário, férias e benefícios são mais fáceis de achar. Isso também elimina a enorme quantidade de documentos impressos que a empresa precisa armazenar.

Controle de ausências: muitas dessas soluções também conseguem controlar as faltas dos colaboradores. Basta que o software tenha um mecanismo para que o trabalhador informe a data e o motivo da ausência, podendo anexar atestados e enviar comentários. O gestor consegue se programar melhor para a falta, e o DP fica com acesso ao histórico de ausências, justificativas e aprovações. Caso haja desconto na folha, o programa já faz o cálculo automaticamente.

Distribuição de holerite: a distribuição dos holerites também é automática. Em poucos passos, tudo pode ser gerado, separado e enviado com precisão. Muitos softwares inclusive notificam o trabalhador por meio de aplicativos de celular e SMS.

Gestão de benefícios: outra tarefa automatizada é a gestão de benefícios. Com os softwares, o DP consegue cadastrar os benefícios em alguns minutos, e a alteração nos bancos de dados é rápida. Assim, o controle é total e, em caso de desligamento, boa parte dos softwares permitem fazer a interrupção dos serviços em apenas alguns passos, sem precisar entrar em contato com cada operadora de benefícios.

Dúvidas mais comuns sobre a diferença entre calcular a folha com time interno ou ter o apoio de inteligência e tecnologia

Abaixo, selecionamos algumas perguntas comuns que surgem quando comparamos o cálculo da folha de pagamento com time interno manualmente ou o apoio do uso de inteligência e tecnologia, respondidas por um especialista do Grupo HCM.

  • Por que é tão importante ter o controle sobre a folha de pagamento?
    Porque as informações contidas na folha de pagamento são importantíssimas, diante do bem maior da corporação, que são as pessoas. Além disso, para que a empresa não pare de funcionar, a folha de pagamento precisa estar correta, sem problemas que impactem o bolso da empresa.
  • Como deve ser feita a gestão da folha com time interno?
    A gestão da folha de pagamento com time interno deve ser feita com divisão de papéis. Se cada especialista cuidar de suas atribuições, é possível que a folha saia sem erros. Mesmo assim, me preocupa esse pensamento de ainda fazer uma folha de pagamento manualmente.
  • Que tipo de inteligência e tecnologia podem ser usadas para calcular a folha automaticamente?
    Hoje em dia, as tecnologias que realizam esse tipo de processo são cada vez mais complexas e especializadas. Podemos citar a inteligência artificial, mas, em geral, estamos falando de diversas tecnologias inovadoras e tecnologias da transformação.
  • Qual é a diferença do fluxo do processo da folha de pagamento realizada internamente e de forma automática?
    A folha de pagamento manual expõe o profissional ao erro constante, pois a legislação brasileira muda diariamente; a tecnologia automatiza os processos. Ainda precisamos de pessoas para realizarmos algumas tarefas, mas no futuro todos os processos de folha serão feitos por meio de robôs.

    Um exemplo é a admissão com a inteligência artificial. Os processos se tornarão cada vez mais rápidos, fazendo as avaliações e voltando com resultado em segundos (inclusive em relação aos dados enviados ao governo). Assim, reduzirá assim ao máximo a intervenção humana.

  • Como fazer a transição de uma forma para outra?
    Ter uma equipe sólida, que entenda de resgatar todo o histórico do cliente, para que não haja perda de informações, é primordial. Indico trazer o histórico para que não tenha dor de cabeça.
  • É importante ou essencial ter um especialista no assunto para realizar a gestão da folha de pagamento?
    É primordial. Se não tiver um especialista, é preciso terceirizar a folha de pagamento, para dividir essa responsabilidade com uma empresa especialista.

A folha de pagamento é um processo que precisa cada vez mais de exatidão. Ele não é um processo simples, e sua complexidade só cresce, principalmente com mudanças como o eSocial e a Reforma Trabalhista.

Sendo assim, automatizar o cálculo da folha de pagamento e contar com uma empresa para realizá-lo pode ser um investimento diferencial para sua empresa. Por isso, entre em contato conosco e conte com o Grupo HCM para revolucionar sua folha de pagamento!

Sobre o autor

Time de Terceirizacao

Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o amparo das obrigações legais e o recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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