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eSocial – Novas Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias na Folha de Pagamento e seus Impactos

esocial na folha de pagamento
Escrito por Carlos Prochnow

Desde 2018, o eSocial vem gerando alterações importantes nas empresas brasileiras, em especial para a área de Recursos Humanos. O novo padrão de validação demanda que as empresas enviem os dados quase que em tempo real. Particularmente representativo é o impacto do eSocial na folha de pagamento, tema sobre o qual falaremos agora.

Uma das alterações mais significativas foi a redução dos prazos para envio dos dados. Por isso, os empregadores devem redobrar sua atenção para preencher o cadastro dos funcionários. Isso porque o novo sistema exige que os dados de todos os colaboradores sejam incluídos antes da emissão da folha.

Isso exige uma mudança nos processos das empresas, e a adoção de ferramentas que ajudem a cumprir com os novos prazos. Sendo assim, adotar novas tecnologias é certamente um ótimo investimento, principalmente no que se refere a automatizar e simplificar o acesso aos dados.

Que tipo de alterações pode-se esperar para a folha de pagamento com o eSocial?

O objetivo deste programa do governo federal é digitalizar o envio de dados e descentralizar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. No caso da folha de pagamento, é calculada pelo software de gestão utilizado. Em outras palavras, o cálculo manual é deixado de lado.

Por causa dessa automação, a ideia é que os processos do segmento de Recursos Humanos sejam facilitados e enviem os dados corretos a respeito de valores descontados e devidos. Além disso, outras informações obrigatórias no holerite são fiscalizadas de forma mais fácil. Por exemplo:

  • bônus;
  • horas-extras;
  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
  • salário;
  • vales-alimentação, refeição e transporte;
  • etc.

Nesse contexto, podemos citar algumas mudanças específicas:

Cronograma de implementação

O cronograma vem sendo ajustado de acordo com o “feeling” que o governo tem a respeito das entregas (e seus problemas) e de como as empresas se comportam em relação a isso. Considerando o cronograma atual (ver abaixo), se colocássemos em termos de percentual, talvez poderíamos dizer que estamos próximos a 60% do caminho percorrido.

Diminuição dos prazos

Antes da implementação do eSocial, a inclusão de eventos como afastamento de funcionários ou horas extras nos registros oficiais só era aplicada depois de muito tempo. A partir de agora, esse tipo de informação deve entrar na folha no mesmo mês em que acontece e não no próximo, algo que era normal nos processos realizados pelas empresas.

Por isso, é preciso atentar para o cadastro de novos trabalhadores. Até a implementação do eSocial, era normal que as informações relacionadas ao funcionário contratado só fossem incluídas no momento de fechar a folha. As novas regras exigem que esses dados devem constar no sistema antes que o trabalhador comece suas atividades.

Exigência de outros dados

Considerando que o RH no eSocial compreende o departamento pessoal, a área de treinamento, além das áreas de Segurança do Trabalho e Medicina do Trabalho, podemos relacionar as informações abaixo:

  • Informações cadastrais completas dos funcionários, incluindo seus dependentes;
  • Informações completas do contrato de trabalho, como cargo, salário, horário/escala de trabalho e local de trabalho;
  • Os cálculos da folha de pagamento e das rescisões contratuais, que passam a ser enviados de forma aberta ao governo;
  • Os pagamentos efetuados a cada trabalhador, inclusive os sem vínculo empregatício, especificando datas, valores e retenções;
  • Informações do aviso prévio trabalhado;
  • Informações dos afastamentos temporários, que abrangem um leque bem mais variado do que apenas os tradicionais motivos de doença, acidente e maternidade;
  • Os treinamentos obrigatórios, de acordo com a função;
  • Informações a respeito dos ambientes de risco da empresa, elencando todos os agentes de risco constantes do PPRA da empresa, até então exigido apenas no papel;
  • Informações do ambiente de trabalho de cada trabalhador, inclusive especificando detalhadamente as atividades desempenhadas, EPI’s necessários, entre outras informações;
  • Informações dos Atestados de Saúde Ocupacional (ASO), até então exigidos apenas no papel.

Para todos os itens acima, ainda deve ser considerado que os mesmos possuem cada qual o seu prazo de envio, que deve ser observado para que a empresa não corra o risco de autuações.

Redução de burocracia

Uma das consequências do eSocial é reduzir gradualmente a quantidade de obrigações acessórias (e algumas vezes redundantes) atualmente exigidas dos contribuintes, como DIRF, RAIS, SEFIP, CAGED, entre vários outros.

Nesse ponto realmente haverá uma simplificação significativa, pois os órgãos envolvidos terão as informações disponíveis basicamente a partir de tudo o que for enviado pelas empresas ao eSocial e ao Reinf.

Rigidez com a folha de pagamento

O advento do eSocial traz uma necessidade de compliance não somente aos dados da folha de pagamento, mas que se estende também à toda a gestão de saúde e segurança do trabalhador (SST). Muitas empresas sequer utilizam sistemas informatizados para armazenar essas informações (PPRA, PCMSO, ASO, CAT, treinamentos, etc). E boa parte das empresas onde existe algum sistema envolvido apenas armazena dados “soltos”, sem relacionamento com o sistema de folha de pagamento. O desafio é transformar esses dados, sejam em papel ou em sistemas.

Quanto à folha de pagamento, certamente a rigidez torna-se um componente necessário, caso contrário não haveria confiabilidade no sistema. O sistema de validação do governo identifica todas as falhas e inconsistências, praticamente obrigando às empresas a que seus cadastros e processos estejam em perfeita sintonia com o que é exigido.

Simplificação no recolhimento de impostos

Na realidade nenhum imposto foi suprimido, portanto não há necessariamente uma simplificação. O que mudou foi a forma de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS.

A partir da vigência do eSocial, não é mais a empresa que apura esses valores e faz o recolhimento, mas sim o sistema governamental que faz todas as apurações de acordo com as informações enviadas pela empresa ao eSocial e Reinf, e consolida essas informações na DCTFWeb.

Atualmente, somente o INSS está sendo recolhido nesse modelo, sendo que o FGTS tem a previsão de iniciar o recolhimento nos mesmos moldes em agosto/2019.

Unificação de dados

A unificação das informações dos trabalhadores em um único local é o objetivo primordial do eSocial, de forma a garantir que todos os entes participantes (RFB, CEF, INSS e MTE) tenham acesso instantâneo às informações de sua competência.

Com a divisão das obrigações por grupos de empresas e fases distintas de entrega para cada grupo, naturalmente a unificação é gradual. De acordo com o cronograma atual, em 2021 estima-se que 100% das empresas tenham aderido ao sistema.

Cronograma de implementação

Como citamos acima, o cronograma de adaptação foi alterado algumas vezes de acordo com o comportamento das empresas. Atualmente, os prazos são os seguintes:

cronograma esocial

Alguns cuidados essenciais para a elaboração da folha de pagamento com o eSocial

Vistas todas essas alterações, é importante salientar que há alguns aspectos para a elaboração da folha de pagamento que precisam de cuidados, como os apontados a seguir:

Encargos

Os valores processados precisam ser conferidos, a fim de garantir que sejam iguais aos gerados pelo governo. Caso contrário, haverá impactos no recolhimento dos encargos.

Envio de rubricas

Os dados relativos à remuneração devem estar presentes na tabela de rubricas. Essa é a base para cálculo da Contribuição Sindical Laboral, FGTS, INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Qualquer diferença criará prejuízos para a empresa.

Fechamento

Os valores de comissões e deduções de convênios precisam ser colocados de forma correta na folha. O ideal é criar um cronograma mês a mês, com o acordo de que os funcionários repassem os dados que alterem a apuração na competência. É o caso, por exemplo, da entrega de recibos de diárias ou de prestação de serviços a outras empresas.

O cálculo da folha de pagamento também precisa estar de acordo com os registros de eventos não periódicos, pois há influência na na remuneração do trabalhador. Assim, é necessário respeitar o período completo de competência.

Algumas medidas para ajudar na regularização ao eSocial

Com todas essas questões, é de esperar que haja alguma confusão para que a empresa se adapte ao eSocial. Mas, mesmo com a exigência de mais detalhamento nos dados e da preocupação em não deixar passar nenhuma falha para evitar prejuízos, é possível fazer essa adaptação sem tanto impacto. Algumas dicas para auxiliar nesse processo:

Adaptação a novas tecnologias

Uma questão fundamental para que as empresas possam atender às exigências do eSocial é a agilidade com que os dados chegam aos registros oficiais. Assim, é preciso modernizar estruturas.

Além de investir em sistemas integrados, também é vital mudar a maneira de acessar as informações. Uma forma pode ser adotar soluções em nuvem. Com apenas alguns passos, é possível chegar à informação necessária, evitando atrasos e, consequentemente, multas.

Otimização de processos

Já que os dados precisam ser enviados quase que em tempo real, é essencial que as empresas organizem seus processos. Um jeito de otimizá-los é adotando soluções voltadas ao setor de Recursos Humanos.

Por exemplo, a automatização da folha de pagamento pode ser feita com a gestão de ponto eletrônico, que oferece muitas facilidades, como o acesso a dados em tempo real, mesmo de colaboradores que trabalham fora do escritório. Também pode ser ainda melhor terceirizar a folha de pagamento, evitando assim que todo esse processo seja realizado somente pela empresa, e deixando a cargo de uma equipe especializada.

Treinamento de times

A adequação ao eSocial exige que a empresa esteja preparada não apenas em sua estrutura e processos, mas principalmente em seu pessoal. Os funcionários precisam estar cientes das alterações, começando, é claro, pela área de recursos Humanos.

Com o novo sistema, práticas como o reporte de dados em papel e o atraso no envio de informações não podem mais ocorrer. Por isso, o segmento de Recursos Humanos precisam cumprir os prazos determinados pela regulamentação.

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Sobre o autor

Carlos Prochnow

Carlos é Diretor Técnico no Grupo HCM.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-alberto-prochnow-71000165/

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