eSocial

eSocial: saiba o que muda no trabalho do profissional de RH

Escrito por HCM

As empresas brasileiras sempre foram submetidas a uma série de burocracias. São inúmeros documentos, prestação de informações, registros, cadastros e obrigações que não acabam mais. Para tentar resolver essa situação e, sobretudo, para propiciar um maior controle fiscal e combater a chamada “economia subterrânea”, o Governo Federal criou o eSocial.

Esta ferramenta eletrônica destinada à prestação unificada das principais informações sociais das empresas, seja no âmbito trabalhista, previdenciário ou fiscal, veio para prevenir fraudes e facilitar o dia a dia do trabalhador, garantindo seus direitos, sem obstáculos burocráticos.

Essa inovação permeou os processos empresariais de grandes e significativas mudanças. Embora a nova ferramenta eletrônica ainda não seja obrigatória para as empresas, quando isso acontecer haverá importantes alterações na rotina dos profissionais de RH, que desde já deverão ficar atentos a elas e buscar adaptar-se às suas exigências.

Para esclarecer as principais mudanças na rotina do departamento de pessoal, falaremos neste post sobre as exigências que a nova ferramenta eletrônica comporta. Confira!

1. Afinal, o que é eSocial?

O eSocial é uma ferramenta eletrônica criada pelo Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014 e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ele visa unificar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelas empresas brasileiras aos órgãos governamentais.

A ferramenta foi desenvolvida com a finalidade de otimizar e padronizar a transmissão. Além disso, ela é a responsável pela validação, armazenamento e distribuição de todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas relativas aos contratos onerosos de trabalho, mantendo todos esses dados em um cadastro único.

Essas informações podem ou não ser relativas às relações regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Em geral, elas decorrem de relações formais de emprego, mas também podem envolver segurados especiais, prestadores de serviços em geral, trabalhadores cooperados e, até mesmo, estagiários, sujeitos à Lei 11.788/08.

O Decreto 8.373/2014 institui o eSocial como uma norma obrigatória, cuja observância é imposta a todas as empresas, independentemente do seu porte, ramo de atividade ou segmento. Até mesmo os empregadores domésticos são obrigados a utilizar a nova ferramenta eletrônica, devendo cadastrar todas as informações dos seus empregados no sistema virtual.

O cadastro on-line das informações visa descomplicar a vida dos empregadores e deixar mais simples o cumprimento de uma série de obrigações legais, que lhes são impostas pelo ordenamento jurídico. A prestação dessas informações ao governo, por meio do eSocial, deixará tudo mais claro, trazendo benefícios para as empresas e para os respectivos empregados, de forma a evitar fraudes e ilegalidades.

Como já foi dito, trata-se de uma gestão unificada e compartilhada de dados fornecidos pelas empresas e empregadores domésticos. Participam do sistema:

  • a Caixa Econômica Federal — CEF;

  • a Receita Federal do Brasil — RFB;

  • o Instituto Nacional do Seguro Social — INSS;

  • o Ministério da Previdência Social — MPS;

  • e o Ministério do Trabalho e Emprego — MTE.

Assim, compartilham-se as mais relevantes informações empresariais. O eSocial virá para conferir autonomia no tratamento e na utilização desses dados, no limite das atribuições e competências de cada um dos entes participantes.

Antes da instituição do eSocial, as empresas ficavam obrigadas a processar vários documentos e encaminhá-los a diversos órgãos de fiscalização, como o MTE, a Caixa Econômica, o INSS, etc.

Com o programa, haverá uma racionalização dos processos, pois apenas será gerada uma única guia e os dados só serão inseridos no sistema uma única vez, já que serão compartilhados virtualmente pelos entes consorciados.

A ferramenta substituirá diversos documentos, como a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), o CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho), o DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), a Comunicação do Seguro-Desemprego, entre outros.

As informações somente serão registradas uma vez, no momento da sua ocorrência. Dessa forma, haverá maior segurança no seu armazenamento, mais flexibilidade e simplicidade no envio e posterior ratificação pelos órgãos competentes.

Para a realização do monitoramento eletrônico das informações prestadas, o Decreto 8.373/2014 exige que todos os eventos ocorridos no dia a dia dos empregados sejam registrados no sistema, na rede mundial de computadores.

Isso significa que não será necessário instalar qualquer programa nos computadores da empresa, uma vez que os dados serão transmitidos por meio da página governamental na internet.

2. Eficiência e produtividade do RH

No atual estágio do cenário econômico, a gestão de pessoas passou a ser uma das áreas mais estratégicas das organizações. Hoje, além de lidar com os processos burocráticos, exige-se do setor de recursos humanos uma postura proativa e inovadora, destinada a formar e conduzir equipes de alta performance.

Vislumbra-se, assim, que não houve uma modificação nas funções do departamento de pessoas, mas uma ampliação do seu leque de atribuições.

Com isso, os processos se tornaram ainda mais complexos, reclamando a adoção de ferramentas para simplificá-los e torná-los mais eficientes.

O eSocial veio para desempenhar esse papel. Com a escrituração unificada de informações, haverá uma drástica redução da burocracia que sempre marcou as atividades desse setor empresarial.

Vejamos quais foram os principais impactos causados pelo eSocial na rotina dos profissionais de RH.

Simplificação de atividades

Antes da instituição desse novo sistema, as organizações eram obrigadas a processar uma infinidade de documentos e encaminhá-los aos mais diferentes órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica Federal, o INSS, etc.

Racionalização dos processos

Com a implementação e entrada em vigor do eSocial os processos serão racionalizados, pois as informações dos empregados serão inseridas apenas uma vez — gerando-se uma única guia — e poderão ser acessadas por qualquer dos entes participantes do sistema, por meio do compartilhamento virtual dos dados.

Com isso, diversos documentos serão substituídos — como o DIRF, RAIS, CAT, PPP, GFIP — e os processos tornar-se-ão mais racionais e econômicos.

Otimização da gestão organizacional

O eSocial trará mais organização para os dados das empresas. Os inúmeros papéis outrora produzidos serão substituídos por dados na internet.

Isso simplifica muito a forma de acesso e manuseio dessas informações. Além de poderem ser acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, elas podem ser confrontadas mais facilmente com dados pretéritos, propiciando uma análise mais perfeita das mudanças e evoluções passadas pela empresa.

Com isso, o eSocial poderá se tornar mais um mecanismo para a otimização da gestão organizacional, por meio do provimento de bases para a tomada de decisões estratégicas.

Isso porque a organização terá uma visão mais abrangente das suas nuances a partir da comparação dos mais relevantes dados e da criação de novos indicadores no sistema.

Com a nova sistemática, as informações mais importantes da organização ficarão dispostas de forma estruturada e lógica.

Desse modo, será mais fácil apurar as métricas e verificar o efetivo desempenho da empresa nos mais diversos quesitos. Muitos processos até então fortemente burocráticos serão simplificados.

Economia de recursos

O eSocial ainda trouxe outras vantagens para as organizações além das já mencionadas, principalmente para o setor de RH.

Por meio das suas funções, as empresas economizarão com o uso de papel, já que será possível fazer backup de todos os registros feitos no sistema virtual.

Isso representa uma importante redução de despesas e otimização de espaço, já que não será mais necessário manter enorme papelada nos escritórios — vale ressaltar que a legislação exigia que os documentos fossem guardados por trinta anos!

Transparência e segurança jurídica

Cabe ressaltar ainda, que dispor de um sistema informatizado e com dados mais seguros e consistentes proporcionará maior transparência e segurança jurídica às empresas, auxiliando no trabalho do RH.

Se por um lado a escrituração virtual das informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais beneficia o governo e os trabalhadores, por outro ela também confere às organizações maiores garantias perante o fisco, já que são evitadas condições para a criação de passivos fiscais e trabalhistas com respaldo em arbitramentos unilaterais.

3. O uso de ferramentas tecnológicas

Com o eSocial, o governo poderá realizar um cruzamento de dados para aferir a veracidade das informações prestadas e ocorrência de inconsistências ou omissões por parte das empresas.

Assim, para assegurar que ficarão em dia com a legislação e evitarão sofrer penalidades, é importante que as organizações otimizem seus processos internos por meio do gerenciamento das principais informações e contem com o auxílio da tecnologia para não se esquecer de nenhum dado.

O eSocial por si só não exige a instalação de sistemas, já que não se trata de um programa, mas de uma página na rede mundial de computadores.

Logo, todos os seus processos são informatizados, ficando disponíveis no meio virtual.

A adequação tecnológica se refere, então, à necessidade de prestar informações completas e nos prazos determinados. Para tanto, contar com agenda eletrônica, sistema de controle de jornada e demais dispositivos do gênero pode ser bastante útil.

É preciso ter em mente que as informações a serem prestadas são bastante amplas e que as formas, como são dispostas pelo governo para a realização de fiscalizações, também é bastante eficaz.

Assim, é imprescindível que as empresas disponham de mecanismos eficientes de controle de ponto e concessão de férias, fiquem atentas a todos os prazos estabelecidos pela legislação (realização de exames médicos periódicos, por exemplo) e todas as demais exigências legais, sob pena de serem retaliadas pelos órgãos competentes.

4. Uma série de mudanças

O eSocial veio para transformar a rotina das empresas. A elevada burocracia, a qual as organizações brasileiras sempre estiveram sujeitas, dava espaço à inadimplência no cumprimento das suas principais obrigações.

Muitas vezes as organizações deixavam de produzir e enviar determinados documentos obrigatórios, não processavam laudos exigidos pela lei ou maquiavam determinados processos apenas para parecerem estar em dia com a legislação.

Como o governo não dispunha de mecanismos eficientes de controle, muitas dessas irregularidades acabavam passando despercebidas, propiciando a sonegação fiscal e o desrespeito a diversos direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores.

A nova ferramenta governamental acabará com esta situação. Principalmente porque ela exige o envio imediato das informações empresariais e o governo terá mecanismos eficazes para aferir se as empresas estão cumprindo as determinações.

Além do mais, não será possível prestar informações equivocadas ou incompletas, pois o sistema faz o cruzamento de dados, assim, qualquer disparidade será facilmente identificada.

Toda essa nova realidade exigirá uma mudança paradigmática da postura até então adotada pelo RH das empresas. Não haverá mais possibilidade de procrastinar o cumprimento das determinações legais.

Também não será possível descumprir os prazos ou adotar soluções alternativas não previstas em lei.

Todos sabem que no dia a dia das empresas, muitas vezes, algumas situações não permitidas por lei acabavam acontecendo.

Entre elas o fracionamento irregular das férias dos empregados, o não processamento periódico de documentos exigidos — como laudos de medicina e segurança do trabalho, por exemplo — a não informação exata do salário ou da jornada dos empregados etc.

Com a vigência do eSocial, essas irregularidades deverão ser imediatamente sanadas, sob pena da empresa sofrer sérias consequências por isso.

5. Admissões e demissões

Dentre as mudanças trazidas pela nova sistemática estão os prazos para informar ao governo a ocorrência de determinados eventos, dentre eles as admissões e demissões de colaboradores.

A admissão de funcionários deve ser cadastrada no eSocial até o final do dia anterior à contratação do empregado. É preciso habilitar a recepção para o evento até trinta dias antes da data prevista para a admissão que está sendo informada.

Caso ela não ocorra, o processo pode ser cancelado no sistema.

O desligamento de colaboradores também deve ser informado ao Governo por meio do eSocial. O envio da informação deve ocorrer em até dez dias após a rescisão do contrato trabalhista, no caso do aviso prévio ter sido indenizado.

Já no aviso prévio do empregado a informação sobre o desligamento deve ser cadastrada no sistema até um dia depois da ocorrência do evento.

6. Folha de pagamento

O eSocial ficou conhecido como uma espécie de folha de pagamento virtual, pois nele deverão ser inseridos todos os dados relativos à prestação do trabalho como salário, indenizações, abonos, valor pago por horas extras ou adicionais, abatimentos do salário, etc.

Ele foi idealizado e desenvolvido para aderir ao sistema operacional da folha de pagamento das empresas. Os principais eventos constantes do respectivo documento deverão ser encaminhados individualmente para o eSocial.

Por meio da folha de pagamento podem ser controlados os pagamentos e também o total da remuneração devida aos empregados durante o mês.

É importante ressaltar que o eSocial não permite que seja emitida folha de pagamento para um empregado não cadastrado no sistema ou a sua emissão sem a inclusão de todos os trabalhadores registrados.

A sistemática exigirá a observância do regime de competência para o fechamento da folha de pagamento. Os eventos que ocorrerem dentro do mês civil devem ser lançados na folha do respectivo mês e não no próximo, como era muito comum nos processos adotados pelas empresas.

Podemos citar o exemplo do que ocorre com as horas extraordinárias. As empresas costumam fechar o ponto entre os dias 15 e 20 do mês, logo, as horas extras realizadas após a data desse fechamento costumam ser lançadas apenas na folha de pagamento do mês subsequente.

7. Jornada de trabalho

A jornada de trabalho é mais uma das informações de envio obrigatório para o sistema eSocial. Por meio dela é que poderão ser identificadas as horas extraordinárias e o cumprimento de outras obrigações previstas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), como, por exemplo, o adicional noturno e os intervalos para descanso do trabalhador.

A jornada deve ser informada junto com as informações essenciais do trabalhador, como salário, função, etc.

Qualquer alteração nela deve ser cadastrada no sistema, no momento em que ocorrer. É importante frisar que as alterações de horário devem ser sempre informadas, ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.

8. Alterações salariais

As alterações salariais devem ser informadas ao Governo nos dias subsequentes à sua ocorrência, informando-se a data da efetiva modificação.

Essa informação deve ser cadastrada no sistema antes do envio do próximo evento envolvendo a remuneração do trabalhador já com o novo salário-base. Se desrespeitado esse procedimento o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha de pagamento.

9. Como o RH deve se preparar?

O eSocial é um sistema cuja adesão é obrigatória e, por isso, os empregadores deverão implementá-lo na data legalmente estabelecida. O sistema exigirá a realização de mudanças e adaptações em vários setores da empresa.

Certamente, o setor de recursos humanos será o mais afetado pelo novo regramento, pois é o segmento responsável por lidar diretamente com os trabalhadores, ficando à frente dos principais processos (admissão, demissão, treinamento e capacitação, realização de exames, mudanças de jornada, alterações salariais, etc.).

Por essa razão, é preciso que o RH disponha da tecnologia necessária e estabeleça estratégias para poder se adequar ao novo modelo, de forma a atender às exigências da legislação dentro dos prazos estabelecidos. Confira algumas dicas de como o setor de recursos humanos deve se preparar para operar o sistema!

Realize a qualificação cadastral

Antes de implementar o eSocial, a organização deve fazer a qualificação cadastral de seus empregados. Essa etapa diz respeito a uma verificação de correspondência dos dados de cada funcionário registrado na empresa, com os dados encontrados na base do Governo.

Para verificar possíveis inconsistências, o Governo disponibilizará um aplicativo para facilitar o processo de identificação correta dos colaboradores no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

A empresa deverá informar o CPF, o NIS, o nome e data de nascimento de cada um de seus empregados e o sistema realizará a verificação cadastral.

Treine os colaboradores para operar o novo sistema

Para se adaptar ao novo sistema, é preciso que a empresa esteja preparada e bem estruturada para lidar bem com ele.

Para tanto, antes de ser implementado, além da adequação tecnológica e cadastral, o eSocial exigirá uma mudança cultural das organizações, a começar pelo setor de recursos humanos.

O novo cadastro veio para sistematizar e conferir ainda mais coerência e transparência aos dados das organizações.

Assim, muitos vícios cometidos no dia a dia das empresas deverão ser evitados, sob pena de uma fiscalização por inexistência ou divergência de informações.

Essas informações devem ser prestadas em tempo real. Por isso, é fundamental que o RH esteja em dia com todos os seus processos e cumpra rigorosamente a legislação.

Para dar conta das novas demandas os colaboradores desse setor precisam estar familiarizados com a nova rotina. Para tanto, é necessário que eles sejam treinados adequadamente. Assim, haverá menos chances de eles prestarem informações desencontradas ou inverídicas.

Mantenha a documentação em dia

O sistema é integrado por vários órgãos (MTE, CEF, INSS, etc.). Assim, com todos eles acessando as informações prestadas pelas empresas e com o cruzamento de dados, a fiscalização se torna muito mais eficiente e intensa.

Para a correta regularização, a empresa precisa estar em dia com a documentação, já que o lançamento de dados deve ser quase que instantâneo.

Desse modo, o RH precisa adotar métodos mais rígidos de controle das atividades e dos documentos exigidos pela legislação para que eles possam ser disponibilizados tempestivamente no sistema e evitar indesejáveis lacunas.

Como vimos, o eSocial veio para racionalizar e simplificar as atividades de prestação de informações essenciais ao governo e reduzir a burocracia típica dos processos empresariais.

Embora o intuito da sua criação tenha sido ampliar a arrecadação tributária e evitar a sonegação fiscal, a nova ferramenta assegurará aos trabalhadores os mecanismos essenciais para a defesa dos seus direitos e aos empregadores um meio mais simples e racional de realizar a escrituração das principais obrigações a que estão sujeitos.

Com isso os profissionais terão mais comodidade na hora de exercitar os seus direitos e as empresas terão mais tempo para investir seus recursos e energia naquilo que mais importa para uma organização.

Ou seja, ampliar a sua influência no mercado e tornar-se um das principais referências no seu ramo de atuação.

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Sobre o autor

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O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

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