eSocial Legislação e Tributação

Como funciona a folha de pagamento digital e por que implementá-la?

Escrito por HCM

A partir de 2018, todas as empresas brasileiras deverão adotar o Sistema Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), incluindo a de folha de pagamento digital. Essa ferramenta modifica a forma como os empregadores comunicam ao governo todas as informações relacionadas a seus funcionários.

Você tem dúvidas sobre o assunto? Então continue lendo esse post e entenda como funciona o novo sistema. Confira!

Qual é o objetivo do eSocial?

O contracheque entregue ao funcionário, na forma de papel, vai ficar para trás. Em seu lugar, a folha de pagamento digital será utilizada pelas empresas, para otimizar e modernizar todo o processo, facilitando o trabalho do departamento de Recursos Humanos e a vida dos empregados.

Seu principal objetivo é unificar todos os dados sobre os trabalhadores de uma organização transmitidos aos órgãos do Governo Federal — como Previdência Social, Receita e Ministério do Trabalho.

Dessa forma, é possível reduzir a burocracia envolvida no processo e fiscalizar com maior precisão se as empresas estão em dia com suas obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

Quais são as principais vantagens da folha de pagamento digital?

Confira!

Otimização do tempo

Os cálculos manuais que demandam tanto tempo da equipe de RH não são necessários no novo sistema. Dessa forma, basta selecionar as operações relacionadas à pesquisa, como setores e faixa salarial, definindo os valores de maneira automática por meio do software.

Agilidade nas operações

A adoção da folha de pagamento digital ajuda o setor de recursos humanos a organizar todas as informações sobre cada funcionário, de forma integrada, emitindo relatórios por meio do próprio eSocial, de maneira rápida e automatizada, evitando o acúmulo de papelada e erros durante o cruzamento de dados pelos órgãos correspondentes.

Controle operacional

Quem trabalha no setor de RH sabe que a folha de pagamento não é um documento exatamente igual todos os meses, já que há o desconto por faltas, acréscimo de horas extras, reajustes salariais, entre outros. Tudo isso exige muita atenção, mas, com o eSocial, a empresa consegue obter maior controle do seu fluxo de pagamentos.

Qual o prazo para implementar o eSocial?

O cronograma de adoção do novo sistema foi atualizado e seguirá várias etapas, de acordo com cada tipo de negócio.

Empresas privadas, Microempreendedores Individuais e pessoas físicas que possuam empregados

  • primeira fase — começou em janeiro de 2018, com o envio de informações essenciais, como tabelas e cadastros do empregador;

  • segunda fase — com início em março de 2018, as organizações devem enviar todas os dados referentes a seus funcionários, inclusive sobre contratações, demissões e afastamentos;

  • terceira fase — a partir de maio de 2018, torna-se obrigatória a utilização da folha de pagamento digital;

  • quarta fase — alteração da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada, vigente a partir de julho de 2018;

  • quinta fase — será adotada a partir de janeiro de 2019, quando deverão ser enviados todos os dados relacionados à saúde e segurança do trabalho de cada funcionário.

A utilização da folha de pagamento digital vai muito além de todas as vantagens e facilidades que ela traz para o negócio: também é um mecanismo necessário para se adequar aos parâmetros exigidos pelo Governo e manter o seu funcionamento em ordem, evitando multas e sanções desnecessárias.

A HCM Consulting possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar. Conheça agora o nosso serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e garanta, também, a entrega dos dados para o eSocial de forma correta.

Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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