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Gestor de RH: 6 dicas para manter sua rotina mais organizada

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Escrito por HCM

Gerenciar uma equipe de Recursos Humanos é uma missão bastante complicada, que envolve um enorme número de funções. Se, além disso, o gestor não tiver uma rotina de RH bem estruturada, é bem provável que não consiga dar conta de seu trabalho. Por isso, separamos neste post 6 dicas para você organizar suas tarefas e ter um dia mais produtivo. Boa leitura!

6 dicas para manter sua rotina de RH mais organizada

1. Conte com apoio da tecnologia

A tecnologia tem trazido praticidade a muitos aspectos do mundo corporativo, e com a organização profissional não é diferente. Hoje, podemos contar com ela para atuarmos de forma mais estratégica, eficiente e produtiva em nossa rotina, usando desde planilhas do Excel a sistemas, softwares e serviços terceirizados.

No aspecto da organização, por exemplo, atualmente há plataformas em nuvem que nos ajudam a realizar diversas tarefas (como Evernote e a suíte Google Drive) e também aquelas mais voltadas à área de RH, como softwares para gerenciamento de funcionários, ponto eletrônico etc.

2. Defina os times que vão compor sua equipe

Toda a atividade pode ser definida por sua natureza ou por seu fim. Sendo assim, é essencial determinar quais são as atividades realizadas por sua equipe e quem irá realizar cada uma delas.

Por exemplo, o RH pode ser dividido em Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento, Gestão Financeira, Comunicação Interna etc. Assim, com os times definidos, determina-se qual deles ficará responsável por certa tarefa (e dentro desse time, qual(is) colaborador(es) irá(ão) executá-la.

Tendo as tarefas distribuídas e organizadas dentro de um espaço de tempo limitado, é possível ainda aumentar a produtividade da equipe, agregando tarefas de mesma natureza e separando outras que usem recursos diferentes.

3. Delegue funções

Sendo gestor, uma das suas funções é delegar funções, ou seja, saber passar atividades para diferentes pessoas, sem sobrecarregar uma nem deixar outra com poucas tarefas.

Isso é fundamental para o seu trabalho pois, caso não seja feito, você corre o risco de prejudicar a produtividade de quem for sobrecarregado, reduzir a curva de aprendizado de quem estiver com pouco trabalho e ainda acabar você mesmo assumindo algumas tarefas no meio desse ambiente desorganizado.

4. Organize sua folha de pagamento

Não é preciso dizer que a folha de pagamento está entre as atividades mais importantes do RH. Sendo assim, esse processo precisa ser realizado detalhada e atenciosamente, incluindo tudo o que os funcionários têm direito, como salários, benefícios e bonificações.

E não se trata apenas de pagar corretamente: o não cumprimento da folha de pagamento em dia ou de forma correta pode ter implicações judiciais seríssimas para a empresa.

Por isso, como gestor de RH, você deve supervisionar esse trabalho para que ele seja realizado da forma mais padronizada e organizada possível.

Em muitos casos, uma ótima alternativa é terceirizar a folha de pagamento. Isso garante uma produtividade muito maior para a sua equipe, já que deixa essa função nas mãos de uma empresa especializada no assunto.

5. Padronize procedimentos e processos

Uma forma de ganhar tempo e realizar as tarefas de forma mais organizada e produtiva é padronizá-las, ou seja, criar uma série de padrões para lidar com as atividades recorrentes.

Isso deve ser formalizado e explicado detalhadamente (de preferência de forma escrita) para que todas as pessoas envolvidas possam realizar a atividade de maneira alinhada, e para que haja uma utilizada no padrão criado.

Isso não apenas ajuda quem está realizando a tarefa no momento, mas também os que dependem dela para realizar outras atividades futuramente.

Também para os trabalhadores que entrarão na equipe no futuro. Além disso, ajuda a manter o nível de qualidade, poupa tempo em treinamentos etc.

Por exemplo: na hora de criar relatórios, determine um padrão que deve ser seguido por todos os colaboradores envolvidos na produção do relatório.

Assim, será mais fácil para quem fizer, para quem vai ler depois para consultar informações e para os futuros funcionários que precisarão criar o mesmo tipo de relatório.

6. Use metodologias de organização

Você já deve ter ouvido falar em algumas metodologias que ajudam a estruturar fluxos de trabalho. Algumas delas são especialmente úteis para quem precisa se organizar melhor:

Kanban

O Kanban é uma das mais claras, eficientes e simples ferramentas de gerenciamento de projeto. Ele permite delegar e controlar tarefas, coordenar equipes de trabalho, acompanhar as demandas e definir prazos, otimizando e personalizando a gestão de RH.

Esse sistema pode ser usado online (é o modelo usado pela plataforma Trello), permite feedback e sincronização de dados. Além disso, é um sistema visual e intuitivo e é possível incluir notificações para os outros membros participantes.

Scrum

O Scrum é um método que permite gerenciar projetos de forma ágil e eficaz. Os projetos são divididos em ciclos, chamados sprints, que representam o espaço de tempo em que as tarefas serão desenvolvidas.

A cada começo de ciclo, faz-se uma reunião de planejamento, na qual as atividades prioritárias daquela sprint são definidas. No final da sprint, outra reunião é realizada, para analisar o que foi feito e planejar o próximo ciclo.

E então, gostou de nossas dicas? Tem alguma outra sugestão de organização para a gestão de RH? Deixe seu comentário!

Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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