Gestão de Pessoas

Mapeamento de processos: entenda o que é e qual a sua importância

Escrito por HCM

Seu objetivo é aumentar a produtividade dos colaboradores, fazer a sua empresa crescer e aprimorar a gestão? Se a sua resposta é sim, o mapeamento de processos é uma estratégia bastante indicada.

Essa prática permite alcançar mais eficiência e traz competitividade para o negócio. Afinal, é uma forma de conhecer as características de gestão, competências, desempenho, oportunidades de melhoria e identificação de pontos que merecem atenção.

Neste post, vamos indicar em que consiste mapear processos, a importância dessa atitude para a empresa e os cuidados necessários para ser eficiente em suas ações.

Então, vamos lá?

O que é o mapeamento de processos?

Esse é um instrumento gerencial e comunicativo que visa a melhoria dos processos internos adotados na empresa. Por isso, abrange metodologias e atividades praticadas diariamente.

O objetivo do mapeamento é detalhar todo o funcionamento da empresa e estruturá-lo em uma documentação coesa e organizada. Assim, consegue-se especificar os processos-chave, o que ajuda a melhorar a gestão empresarial por meio de sua padronização.

Essa prática também proporciona a descoberta de novos insights para a evolução empresarial, além de possibilitar a identificação, priorização e compreensão dos problemas. A partir disso, é possível novos processos-chave que vão aprimorar as atividades.

Qual a importância do mapeamento de processos?

Essa prática é uma maneira de gerir e organizar as atividades-chave para trazer mais eficácia ao funcionamento empresarial. O mapeamento é, portanto, uma estratégia para reduzir a burocracia e tornar os processos mais efetivos e flexíveis.

Porém, a principal vantagem é tornar a gestão mais controlável e objetiva. Torna-se mais fácil identificar problemas ocorridos dentro das atividades, inclusive os pequenos, e resolvê-los.

Desse modo, os gargalos são identificados e é possível definir papéis e funções. Outros benefícios são a previsão de demandas e estimativa dos custos necessários, encaminhamento de falhas aos responsáveis, além da agilidade e precisão nas tarefas executadas.

Devido a essas características, o mapeamento traz mais eficiência à empresa e aumenta a produtividadedos colaboradores. Ainda se atinge a redução de custos e se torna mais fácil simplificar ou substituir os processos, sempre que necessário.

Como garantir um bom mapeamento de processos?

Essa prática será mais eficiente com alguns cuidados. Confira os principais:

Detalhe as entrevistas com os colaboradores

Esse é o primeiro cuidado, que permite conhecer exatamente como o processo funciona. O ideal é extrair do entrevistado todas as saídas e casos que ajudam a continuidade da atividade. Abranger todas as possibilidades asseguram que o mapeamento seja condizente com a realidade.

Mantenha a disciplina

O seu foco deve se manter dentro do escopo e dos limites previamente determinados. Observe que mapear processos que interagem com o foco pode ocasionar a perda de muito tempo e dinheiro e, assim, não trazer benefícios efetivos.

Esboce as atividades igualmente

As tarefas que estão dentro do foco devem ser desenhadas por igual. Quando você detalha uma delas mais que outras, chama a atenção para uma parte específica, não para todo o processo.

Cuide com o excesso de detalhamento

O ideal é que o mapeamento permita melhorar o processo no menor tempo possível. Ao exagerar no detalhamento, o foco pode se perder e podem ser consumidos muitos recursos para a elaboração na prática.

Reconheça as peculiaridades de cada aspecto do mapeamento

Os pontos mapeados possuem particularidades que influenciam os aspectos buscados em entradas e saídas. Por exemplo: em uma linha de montagem são procurados aspectos físicos, como procedimentos, peças, ferramentas etc. Já em um escritório os critérios são menos tangíveis, por exemplo, relatórios, e-mails, entre outros.

E para se focar no que realmente interessa, é de se avaliar a terceirização de alguns serviços. 

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