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SST eSocial: a fiscalização tradicional acabou?

Escrito por HCM

SST eSocial: qual é o prazo para as empresas se adequarem? Apesar de o tema estar em alta nos últimos tempos, o eSocial não é uma legislação nova, nem altera as obrigações a respeito dos controles de segurança e saúde do trabalhador(SST), ele apenas fará cumprir a legislação existente, dando maior visibilidade ao governo, como cada empresa está procedendo.

Assim, é comum que existam dúvidas para adequar dados e transformá-los em informação correta e precisa ao eSocial. Neste post, reunimos alguns dos principais pontos sobre o assunto – e como você deve se preparar para eles.

Qual o objetivo da implantação do eSocial para a área de segurança e saúde do trabalhador(SST)?

O objetivo é viabilizar a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas dos empregados, ajustando a arrecadação se necessário for. Atualmente, o controle costuma ser falho, principalmente por causa da não obrigatoriedade do envio de dados de forma eletrônica aos órgãos fiscalizadores. Por sua vez, esses não têm profissionais suficientes para criar uma fiscalização recorrente e de qualidade.

Quais os principais pontos de atenção para a devida comunicação ao eSocial?

Os principais pontos nos quais as empresas devem atuar são:

  • Ambiente de trabalho de todos os colaboradores, identificando os riscos e validando os mesmos em laudos (LTCAT);
  • Gerar de forma regular o PPRA e PCMSO;
  • Manter o registro sistêmico dos EPIs necessários, de acordo com os riscos identificados;
  • Realizar a entrega via sistema dos EPIs para os colaboradores;
  • Validar a disponibilização dos EPCs necessários de acordo com os riscos identificados;
  • Estabelecer um procedimento interno adequado para comunicar a todos os acidentes de trabalho dentro do prazo legal estabelecido;
  • Realizar os exames ocupacionais (ASO) nas situações de admissão, demissão, mudança de função (com alteração de risco no ambiente de trabalho), retorno ao trabalho após afastamento de saúde e/ou acidente;
  • Implementar um controle rígido sobre os vencimentos dos exames periódicos dos colaboradores, garantindo que estes sejam renovados sempre dentro dos prazos estabelecidos;
  • Realizar treinamentos, capacitações e exercícios simulados de acordo com as normas de segurança da empresa;
  • Fazer com que as áreas de pagadoria, Saúde e Segurança não atuem de forma isolada, como ocorre atualmente na grande maioria das empresas, mas sim de forma integrada, para garantir a coerência entre as informações prestadas nos diversos eventos do eSocial. 

As empresas devem entender que a terceirização das atividades de SST requer um enorme controle por parte da empresa, além de integrações entre os sistemas (empresa X terceiro), pois o envio ao eSocial precisa seguir as mesmas codificações já enviadas pela folha de pagamento. Além disso, o envio deve ser feito utilizando o certificado digital da empresa responsável, o que normalmente não é fornecido a empresas terceirizadas.

Dessa forma, caso seja necessário, por exemplo, o envio de um ASO periódico por um terceiro, a matrícula do colaborador e outros dados precisam ser os mesmos enviados pela folha, bem como a autenticação precisa ser pelo certificado digital da empresa.

Como fica a fiscalização das questões relacionadas à segurança e saúde do trabalhador com o eSocial? A fiscalização física vai acabar?

A fiscalização passa a ser online, com a análise das informações enviadas pelas empresas, além das que deveriam ter sido enviadas e não foram. Será observado o prazo de entrega, e se as informações prestadas possuem conexão com os demais registros. Muitos dados serão cruzados – inclusive com informações cadastrais da empresa e da movimentação da folha de pagamento dos empregados.

A fiscalização física ocorrerá apenas quando necessário. Por exemplo, quando o eSocial identificar alguma situação que não esteja clara, mas que seja passível de uma investigação mais aprofundada.

Contudo, isso deve acontecer numa condição mais favorável aos órgãos fiscalizadores. Anteriormente, o fiscal chegava às cegas, não sabendo muitas vezes o que e onde procurar. Agora, ele chegará com perguntas prontas e argumentos à mão para contestar eventuais falhas das empresas.

O que muda para as empresas?

Segundo as Normas Regulamentadoras do MTE, toda empresa deveria desenvolver e implantar um PPRA (Plano de prevenção aos riscos ambientais) e um PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) como requisito mínimo de ações de promoção à saúde e segurança dos trabalhadores. São poucas as empresas que praticam as normas documentadas. A fiscalização passa a ser online e muito mais assertiva e abrangente.

Os registros contidos nestes programas servirão de base para desenvolver outros laudos, em especial o Laudo de Insalubridade e Periculosidade e o LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho). Caberá aos profissionais de SST atuar junto aos trabalhadores e registrar os resultados das avaliações ambientais. Caso contrário, o empregador poderá ser penalizado por omissão ou falsidade ao enviar informações que não correspondam à realidade.

Outro ponto importante é o registro das entregas de EPI, que devem ser realizadas no sistema para que os mesmos possam ser enviados ao eSocial.

As empresas estão preparadas para essas mudanças?

A maioria das empresas não está preparada para atender às informações que deverão ser enviadas para o eSocial. Para que as empresas se preparem, além das definições e padronizações estruturais e sistêmicas (colocar em prática o que está no papel), elas deverão implementar um bom sistema informatizado de gestão de SST, preferencialmente integrado com o sistema de folha de pagamento.

É importante também avaliar o formato do plano de lotação, a estrutura e a descrição de cargos. Analisar a consistência das informações prestadas, com a realidade do dia a dia.

Quais informações relacionadas a SST devem ser enviadas ao governo?

Atualmente, as informações que devem ser enviadas ao eSocial são:

  • S-1060 – Tabela de Ambiente de Trabalho.
  • S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho.
  • S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador.
  • S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional.
  • S-2240 – Condições Ambiente de Trabalho – Fatores de Risco.
  • S-2245 – Treinamento e Capacitações.

Importante: O layout S-1065 – Tabela de Equipamentos de Proteção (EPI e EPC) recentemente foi retirado da lista e essas informações irão diretamente no evento S-2240.

Qual é o prazo para as empresas se adequarem?

As empresas do grupo 1 tem um grande desafio: se adequar ao eSocial num curto espaço de tempo com poucas referências.

O prazo de envio varia de acordo com o grupo que a empresa se enquadra. A última atualização do cronograma de entrega do eSocial, em 05/10/2018, definiu o prazo de entrega de SST para cada grupo:

  • Grupo 1 (Empresas com faturamento acima de 78 milhões em 2016) – Envio em julho/2019.
  • Grupo 2 (Empresas com faturamento superior a 4,8 milhões e inferior a 78 milhões em 2016) – Envio em Janeiro/2020.
  • Grupo 3 (Demais empresa, não incluídas nos grupos 1, 2 e 4) – Envio em Julho/2020.
  • Grupo 4 (Órgãos Públicos e Organismos Internacionais) – Envio em Janeiro/2021.

As empresas estão sujeitas a alguma autuação dos órgãos fiscalizadores?

Sim, tanto em questões relacionadas à folha de pagamento quanto no que se refere ao SST. A legislação não sofreu mudanças. Mas, agora, com essas informações à mão, o governo passará a ter controle da situação, sabendo quem deve ser autuado. Quem não se adaptar ao processo certamente terá prejuízos financeiros.

Sabemos que são muitas as alterações necessárias. Por isso, há muito trabalho envolvido, para que os órgãos fiscalizadores, profissionais de RH e empresários se adequem às regras.

Plano de lotação, PPRA, NR´s, PCMSO e Cargos precisam ser validados de forma integrada a partir da entrada do eSocial. Qualquer ajuste nesses processos, precisam considerar todos os envolvidos. Por exemplo: Ao ajustar um cargo já existente, é necessário considerar os riscos envolvidos, a descrição das atividades envolvidas e o seu impacto com essa mudança. Todas as informações ajustadas serão enviadas ao eSocial e podem acionar um sinal de alerta para uma autuação.

O Grupo HCM  poderá auxiliar na implementação do processo de entrega eletrônica de EPI, conforme previsto na NR 6 “ h) registrar o seu fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico (Inserida pela Portaria SIT/DSST 107/2009)”.

Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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