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Terceirização de departamento pessoal: como fazer e quais os benefícios

Escrito por HCM

Em tempos de reforma trabalhista, é preciso ter atenção especial a tudo o que envolve questões como RH e gestão de pessoas dentro de um empreendimento. Encontrar soluções adequadas às exigências e que tornem o trabalho otimizado podem fazer com que a empresa colha bons frutos no futuro.

É nessa lógica que a terceirização do departamento pessoal aparece. Com ela, a empresa pode obter benefícios como a redução de custos, a melhoria de suas práticas operacionais, a possibilidade de se concentrar na atividade-fim do empreendimento e a garantia de atuar de maneira compatível com as melhores soluções que a sua concorrência pode apresentar.

De uma maneira geral, a terceirização representa a transferência das responsabilidades sobre um determinado setor da empresa para uma outra empresa especializada naquela área.

Assim, repassar setores como de contabilidade, por exemplo, permite aos gestores diminuírem a quantidade de obrigações no dia a dia para lidarem melhor com a parte do negócio que, de fato, leva ao lucro.

Falando especificamente do RH, é preciso considerar a necessidade do departamento de atuar de maneira estratégica, ou seja, fazendo com que as suas ações sejam compatíveis com os objetivos da empresa.

Mas a pergunta que fica é: como fazer isso quando as rotinas exigem cada vez mais tempo do profissional?

Atividades que envolvem a folha de pagamento, o registro de funcionários e o pagamento de encargos e tributos, entre outras, apesar de essenciais, são burocráticas e, do ponto de vista estratégico, pouco podem contribuir com o crescimento do negócio. Lidar com elas e ainda atuar com foco nos objetivos da empresa pode ser algo incompatível dependendo do ritmo como as coisas acontecem no dia a dia da organização.

Esse é um motivo para transferir a parte relativa a atividades operacionais para terceiros. Dessa forma, o RH de uma empresa pode atuar de maneira muito mais focada em atingir objetivos maiores, sem abrir mão da qualidade nos procedimentos mais burocráticos, pois terá verdadeiros especialistas lidando com isso. É o que você verá na sequência, acompanhe!

O que é terceirização de um departamento pessoal?

É justamente transferir para uma empresa especializada o trabalho com os processos burocráticos de sua empresa, permitindo que o RH atue de maneira estratégica de acordo com as metas da organização.

Assim, atividades operacionais que tornam a gestão de pessoas muito mais fria do que deveria ser, podem se tornar um diferencial do empreendimento, que não cometerá erros no cumprimento de exigências legais.

Da mesma forma, ao serem atribuídas a uma empresa qualificada e bem estruturada para fazer esse trabalho, essas atividades operacionais permitem que a equipe de RH tenha condições para se dedicar a ações que envolvem, por exemplo, temas como plano de carreira, qualidade de vida no trabalho e motivação da equipe.

A terceirização de departamento pessoal permite que a empresa transfira processos como a realização de relatórios legais e gerenciais, o gerenciamento de arquivos, o processamento da folha de pagamento, questões relativas a admissão, demissão, férias, encargos sociais e obrigações mensais, entre outros.

Esse é um recurso válido para dar um diferencial competitivo às empresas, pois com o departamento pessoal terceirizado e, desde que a empresa contratada seja bem escolhida, é possível não só tornar o RH estratégico, como também, garantir um melhor trato com as informações, além de confidencialidade, algo tão importante em ambiente corporativo.

A terceirização do departamento pessoal permite uma significativa redução de custos com os funcionários e a diminuição de encargos, fazendo com que a empresa lucre e a gestão se aperfeiçoe.

Quando pensamos no termo “estratégico”, essa pode ser a solução mais interessante para o RH da sua empresa. Ela permite que sua equipe se concentre em ações que realmente impactam nos objetivos principais e, assim, progrida.

A terceirização do Departamento Pessoal é algo que tem se apresentado como tendência em todo o mundo, por conta dessa necessidade de dar ao RH a condição de atuar de maneira mais focada nas metas da organização.

Assim, existem diferentes tipos de soluções em função das necessidades de cada cliente, permitindo vantagens como uma significativa melhora da produtividade na companhia, a customização dos processos, a redução dos custos operacionais e uma maior qualificação profissional.

Por que terceirizar?

A terceirização pode ser o diferencial competitivo de uma empresa diante de um cenário em que é preciso encontrar soluções para sobreviver no mercado.

Seja diante da globalização que coloca multinacionais no caminho das empresas, seja diante da dificuldade em lidar com a legislação, que exige muito mais conhecimento e atenção do que o profissional não especializado é capaz de apresentar, é preciso que a companhia tenha como focar na sua própria atividade.

É por esse motivo que a terceirização se revela um fator essencial em termos de competitividade. Com ela, uma companhia investe na busca por parceiros especialistas em áreas complementares à sua atividade principal, algo que envolve a redução de custos operacionais e especialização de processos.

Quando você considera todo o investimento necessário para contratar profissionais especializados para lidar com o departamento pessoal e dar a eles estrutura necessária para que esse departamento funcione dentro das suas expectativas, em comparação com os custos que a empresa tem com a terceirização, vê que a segunda opção acaba sendo mais vantajosa.

Assim, outros benefícios acabam surgindo. Questões como a do espaço disponível, permitem que a empresa torne os seus resultados mais satisfatórios por ter uma estrutura de trabalho mais enxuta.

A terceirização permite também que o RH se aperfeiçoe dentro da empresa. Ela é uma alternativa válida para que o RH atue especificamente no desenvolvimento de pessoas e na retenção de talentos enquanto atividades operacionais ficam sob responsabilidade de empresas que possuem experiência em lidar exclusivamente com isso.

Se você costuma perder muito tempo depois de um processo de recrutamento e seleção com o cadastro de novos colaboradores, o registro de carteira profissional e a geração de holerite, por exemplo, então pode contar com a terceirização para que outros profissionais executem essas funções de maneira que todos os processos sejam feitos com segurança e eficiência.

A terceirização dará à sua empresa um parceiro capaz de aliviar a carga sobre o RH, fazendo com que ele possa atuar de maneira mais eficiente.

Há de se destacar também benefícios como a otimização do tempo que a terceirização oferece. Isso se deve à divisão do trabalho que, quando aliada de uma maior especialização, permite um melhor gerenciamento do tempo.

Com o eSocial, um projeto do Governo Federal que envolve órgãos como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, as obrigações acessórias da área trabalhista serão modificadas de tal forma que o sistema unificará o envio de informações que dizem respeito aos funcionários das empresas.

Para o profissional de Recursos Humanos, será necessária uma adaptação, pois caberá a ele fazer um único envio com todas as informações relevantes à equipe.

Nessa espécie de folha de pagamento digital, deverão estar inclusos a entrega de todas as declarações, os resumos para recolhimento dos tributos provenientes da relação trabalhista e da previdenciária, assim como informações relevantes sobre o tipo de contrato de trabalho. Isso sem falar que o eSocial exigirá um controle mais eficiente sobre informações relativas à saúde e segurança do trabalhador.

A terceirização poderá ser um recurso fundamental para as empresas se adequarem ao eSocial. Como se trata de um projeto novo, contar com profissionais para atuar especificamente nesse tema, ainda tão complexo para uma boa parcela dos envolvidos, torna-se um recurso válido.

O mesmo raciocínio vale em relação a ter à sua disposição recursos sofisticados — e caros — capazes de facilitar o envio de dados.

Isso tudo pode garantir às empresas o devido cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias, evitando problemas legais e garantindo a continuidade de suas atividades de maneira aperfeiçoada.

Por onde começar a terceirização?

Comece se atentando para aquilo que estabelece a legislação. É preciso garantir que a sua empresa não tenha problemas legais ao procurar soluções para otimizar os processos.

Nesse caso, o momento atual é propício para a terceirização, pois a lei permite que as empresas terceirizem os seus serviços. Em 2017, a Câmara dos Deputados aprovou o texto-base do projeto de lei que visa autorizar o trabalho terceirizado para qualquer tipo de atividade, valendo, inclusive, para a atividade-fim do negócio.

Até então, não havia uma legislação específica sobre esse tema, muito embora existisse um conjunto de decisões, conhecido como súmula, que pautava essas questões. Na súmula, havia a determinação de que a terceirização no país só seria permitida para a realização daquilo que se chama atividade-meio, ou seja, as atividades secundárias das empresas.

É por isso que profissionais que atuavam com serviços de limpeza, por exemplo, podiam trabalhar em empresas de diferentes segmentos. Sua função era executar o que é considerada uma atividade-meio, ou seja, que funciona de maneira auxiliar ao negócio. Nesse caso, o funcionário atendia à empresa terceirizada que o contratou, sendo ela a responsável pelo processo de seleção e o pagamento dos seus salários.

De acordo com o projeto que está em fase de aprovação, não existirá vínculo empregatício entre a empresa que contrata e os trabalhadores que prestarão serviço a ela mesmo quando a contratação envolver a atividade-fim, somente entre os funcionários e a empresa terceirizada que os contrataram para a realização do serviço.

Ainda de acordo com o texto, os pagamentos de salário do funcionário também ficarão sob responsabilidade da empresa que contratou o profissional. Entretanto, caso a empresa terceirizada seja condenada a pagar o que deve e não tiver condições de fazê-lo, seja por meio do pagamento, seja pela venda de bens, a empresa que terceirizou os serviços poderá ser acionada. Fique atento a esse aspecto para evitar contratempos no seu negócio.

Entendida a questão legal, você já pode pensar em como agir. Comece identificando na sua empresa os processos que não estão apresentando resultados dentro do esperado. Procure avaliar se o motivo disso tem a ver com a parte operacional, fazendo com que a equipe passe mais tempo lidando com a parte burocrática do que com aquilo que efetivamente trará lucros para a organização.

A possibilidade de reduzir custos, a melhor gestão de tempo e a especialização dos profissionais são os critérios que devem ser considerados para que a terceirização traga benefícios para a empresa.

Em função disso, avalie as demandas do RH, considerando elementos como:

  • a maneira como é feita a gestão das estratégias envolvendo os colaboradores;

  • a maneira como se dá a geração de relatórios de gerenciamento de dados;

  • a maneira como são feitos os relatórios legais;

  • a maneira como é feito o gerenciamento dos arquivos da empresa;

  • a forma como ocorrem os processos de admissões, demissões e férias dos funcionários;

  • a forma como é feito o processamento das folhas de pagamento dos funcionários;

  • a forma como é realizado o cálculo dos encargos e obrigações da empresa;

  • como são organizados os dados.

Feito isso, você já tem parâmetros para avaliar se existe a necessidade de terceirizar serviços e condições para estimar se essa alternativa poderá trazer um lucro que compense o investimento.

Como funciona a terceirização da folha de pagamentos?

A folha de pagamento é muito importante para qualquer empresa. Trata-se do documento que revela os vencimentos, salários, descontos e bônus dos funcionários da companhia. Ele discrimina os registros feitos todos os meses dos dados da equipe, transformando essa informação trabalhista em informação contábil, mostrando o pagamento bruto e o pagamento líquido do empregado.

É na folha de pagamento que a atividade realizada pelo trabalhador é detalhada, a partir de dados sobre os seus vencimentos. Nela, constam informações como os dias trabalhados e as eventuais ausências, os descontos recebidos, o valor bruto e o líquido.

Sendo assim, ela precisa ser preenchida com os dados exatos do trabalhador, incluindo nome, cargo, tipo de atividade exercida, valores recebidos e demais benefícios.

Um detalhe importante e que toma muito tempo do profissional responsável é a parte dos cálculos. Isso envolve a classificação do trabalhador de acordo com sua categoria, sendo que cada uma delas é regida por regras diferentes. Assim, se o profissional atua no comércio, essa categoria é regida por um tipo de convenção diferente da que rege a indústria.

Considerar isso, conferir os registros de ponto de cada funcionário e informar com exatidão o número de horas trabalhadas, descontando as faltas não justificadas, além de verificar se o trabalhador tem direito a benefícios adicionais como de insalubridade, periculosidade, entre outros, é algo que toma muito tempo na rotina diária do profissional de RH.

Isso sem falar em atividades que envolvem impostos e benefícios como o INSS, o FGTS, entre outras, que podem tornar o dia a dia muito mais burocrático do que estratégico.

Nesse caso, a especialização oferecida pelo profissional terceirizado será uma vantagem especial para aliviar essa carga de responsabilidades trazida pela folha de pagamento e, ainda, evitar que a empresa tenha problemas ao cometer erros. Ela permite que a companhia tenha ao seu lado, para lidar com um tema tão importante do negócio, uma equipe que oferecerá mão de obra experiente, qualificada e especializada.

Com a terceirização da folha de pagamento, é possível diminuir os passivos trabalhistas de uma empresa, contar com rotinas personalizadas e padronizadas para lidar com essas questões anteriormente citadas, além de garantir maior tempo para gerir a sua equipe, agindo sempre de acordo com as leis trabalhistas.

Ela garante também que a companhia mantenha as contas sob controle.

Quais os desafios dessa terceirização?

É preciso ter cuidados na hora de terceirizar, pois isso envolve desafios na gestão de pessoas.

Primeiro, a empresa contratada deverá ter respaldo no mercado para exercer esse tipo de atividade, além de garantir o oferecimento de soluções modernas, tanto para acompanhar as tendências do mercado quanto para dar à empresa contratante a possibilidade de apresentar um diferencial em relação à concorrência.

Quando isso acontece, é possível ter maior tranquilidade na hora de fechar negócio.

Avalie também o fator financeiro para se certificar de que o investimento realmente seja vantajoso em relação à manutenção de uma equipe própria.

O mais comum é que a contratação de uma empresa especializada traga economia significativa, pois ela tende a trabalhar com mais clientes, fazendo com que o custo envolvendo a contratação de profissionais qualificados e a compra de softwares avançados seja dissolvido entre diferentes contas.

Fique de olho também no tipo de parceria que será proposta pela empresa. É preciso que, embora a responsabilidade sobre o departamento pessoal seja transferida, o RH precisa ser fundamental na empresa para que o trabalho seja bem desenvolvido.

Outro aspecto importante é decidir qual é o momento certo para terceirizar, considerando a fase em que a empresa se encontra. Na maioria dos casos, esse momento acontece quando o gestor passa tanto tempo se dedicando a questões operacionais que acaba deixando de lado ações referentes à atividade-fim da empresa, podendo comprometer a lucratividade do negócio.

Nesse ponto, cuidado: você não tem que ser um especialista nos diferentes setores que envolvem o seu empreendimento. Precisa ser bom na sua atividade-fim. É ela quem trará o crescimento da empresa, enquanto os outros servirão de apoio para o seu sucesso. Por isso, caso julgue que está passando muito mais tempo se dedicando a questões que não envolvem essa atividade-fim, comece a considerar a terceirização.

É preciso também ter atenção especial à questão trabalhista. Como dito anteriormente, havendo uma demanda trabalhista por parte do empregado da empresa terceirizada, por lei, a empresa tomadora de serviços poderá ser responsabilizada por eventuais débitos trabalhistas que a prestadora tiver com seus colaboradores.

Sendo assim, procure empresas com credibilidade no mercado e que valorizem seu quadro de funcionários. Isso pode ser feito quando você se informa não apenas a respeito da capacidade técnica dela, mas também em relação a ações trabalhistas que enfrenta, suas referências comerciais e financeiras, entre outras.

Como destacado, é necessário que essa parceria funcione de maneira a tornar estratégico o RH da empresa. Para tanto, é preciso que a empresa terceirizada tenha compatibilidade com o seu negócio.

Com a terceirização do departamento pessoal, uma empresa pode contar com recursos avançados para aperfeiçoar a ação do RH sem que os gastos sejam tão elevados. Nesse ponto, há de se destacar a importância de investir em tecnologia, algo que se torna obrigação da empresa contratada.

Caberá à empresa terceirizada providenciar toda a estrutura necessária para oferecer soluções compatíveis com os interesses dos clientes, incluindo sistemas sofisticados, como softwares de RH e profissionais de alto nível para exercer essa função.

Pense da seguinte maneira: qual seria o custo da sua empresa ao tentar montar uma equipe própria especializada e capaz de apresentar o máximo possível em termos de resultados para a sua gestão?

Agora, pense que terceirizando os serviços, você transfere essa responsabilidade a outra empresa que atua especificamente no tipo de atividade que você pretende aprimorar e que pode diluir esse gasto entre os diferentes clientes que possui, tornando o processo mais econômico para cada cliente.

Parece vantajoso, não? Agora pense nos profissionais mais requisitados do mercado, considere os gastos necessários para contratá-los e mantê-los em sua equipe, muitas vezes, tendo que se concentrar em um número cada vez maior de atividades que podem acabar dificultando o seu desempenho ao longo dos meses.

No caso da terceirização, eles atuam de maneira focada naquilo que melhor sabem fazer, sem um alto custo para a sua empresa.

São motivos assim que mostram que terceirizar o departamento pessoal é uma solução que precisa ser considerada. Além de reduzir custos, ela também faz com que o departamento terceirizado comece a apresentar resultados melhores em função de estar sendo administrado por profissionais de excelente qualidade, atuando numa estrutura preparada para a sua melhor ação.

Imagine só a quantidade de documentos, papéis e formulários que você elimina da sua empresa nesse processo. Ou então, pense na agilidade com que o RH poderá atuar no ambiente interno trazendo benefícios reais para o desempenho dos colaboradores da companhia.

Se considerarmos o termo RH estratégico como um diferencial entre as organizações, a terceirização certamente é um dos caminhos mais viáveis para se chegar até ele.

A HCM Consulting possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar. Conheça agora o nosso serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e garanta, também, a entrega dos dados para o eSocial de forma correta.

Por fim, pense no seu cliente final: quando os processos dentro da sua empresa são feitos de uma maneira dinâmica, a tendência é que as soluções oferecidas a ele sejam mais compatíveis com os seus interesses, pois diante de qualquer retorno, o tempo de resposta será muito mais rápido.

Por isso, não deixe de considerar a terceirização do departamento pessoal. Transferindo esse setor para pessoas qualificadas para dar a ele um melhor funcionamento, quem tem o que lucrar com essa atitude é a empresa.

A terceirização de departamento pessoal da empresa tem tudo a ver com a criação do RH estratégico!

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Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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